Daňové důsledky úhrady výdajů prostřednictvím mezd

Služba Internal Revenue Service umožňuje zaměstnavatelům proplácet zaměstnancům náklady spojené s prací. V souladu s příslušným plánem jsou tyto náhrady výdajů pro zaměstnance osvobozeny od daně. Pokud se jedná o nepodařený plán, platby se považují za mzdy. Pokud jsou úhrady vydávány prostřednictvím mzdové agendy, znamená to, že jsou součástí nesplaceného plánu a zaměstnanec bude platit daně z úhrad.

Muž v obleku čerpání gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Náklady na zaměstnance

Jako zástupci společnosti mají zaměstnanci tendenci při práci vynakládat obchodní náklady. Řídit se s klientem, vyzvednout nějaké kancelářské potřeby nebo vzít si zákazníka na oběd, to jsou všechny výdaje, které může zaměstnavatel uhradit. Při dokumentování a zdůvodňování výdajů by zaměstnanci měli při zakoupení obchodu ukládat kopie příjmů. IRS umožňuje zaměstnavatelům proplácet zaměstnancům míli za cestu autem, takže zaměstnanci mohou vést podrobné záznamy o pracovních cestách spíše než o uložení příjmů z plynu.

Zodpovědné a neslučitelné plány

Když zaměstnavatelé proplácí zaměstnancům náklady na práci, dělají to buď na základě povinného plánu nebo nezodpovědného plánu. Účetní plán je takový, v němž zaměstnanec poskytuje včasnou dokumentaci výdajů a vrací veškeré nadměrné náhrady. Zaměstnavatel ověří, že náklady měly obchodní spojení a uchovávají si kopii dokumentace. Podle odpovědného plánu není náhrada nákladů příjmem. Místo toho se jedná o bezplatnou úhradu výdajů zaměstnanci.

Vydávání šeků pod zodpovědným plánem

Pokud máte k dispozici plán, neměla by být náhrada výdajů zpracována prostřednictvím mezd. Místo toho požádejte zaměstnance, aby pravidelně shromažďovali dokumentaci o výdajích a poté vydali šek na úhradu výdajů. Tyto platby by měly být zaznamenány jako výdaje společnosti. Pokud například odříznete zaměstnanec šek na úhradu ujetých kilometrů za 50 dolarů, mělo by být zaznamenáno 50 USD jako ujeté náklady. Vaše společnost bude schopna tyto náklady odepsat na svém daňovém přiznání, a tak si ponechat kopie kilometrů a potvrzení o výdajích.

Zpracování mezd pro neslučitelné plány

Pokud zaměstnavatel nedodržuje pravidla odpovědného plánu, je provozován v rámci nespočitatelného plánu. Někdy zaměstnavatel záměrně realizuje nesouhlasný plán, aby minimalizoval vedení záznamů. Společnost se například může rozhodnout, že poskytne zaměstnancům 500 dolarů na pokrytí nákladů na potraviny a kilometry na každoroční obchodní školení a nebude vyžadovat potvrzení. V tomto případě jsou úhrady výdajů skutečně považovány za mzdy a zaměstnanci na ně zaplatí daně.

Vzhledem k tomu, že se tyto mzdy považují za mzdy, měly by být náhrady výdajů v rámci neregulovatelného plánu zpracovávány prostřednictvím mezd. Zaměstnavatel tak může zadržet federální, státní a mzdové daně. Na konci roku budou úhrady výdajů vykázány jako mzdy ve formuláři W-2 zaměstnance.