Obsah:
Když zaměstnanec cestuje po podnikání, pravděpodobně má nějaké odpočitatelné náklady. Aby účetnictví zůstalo jednoduché, služba Internal Revenue Service umožňuje zaměstnavatelům platit a odečítat sazby diety; šéf potřebuje pouze sledovat standardní denní sazby za jídlo, ubytování a další výdaje, místo aby žádal zaměstnance, aby přinesli příjmy za skutečné náklady. Pokud zaměstnavatel zaměstnavateli nenahradí, může si zaměstnanec odečíst skutečné náklady nebo standardní denní sazby.
Náhrady a příjmy
Podle názoru IRS zaměstnanec, který pobírá příspěvek na služební cestu za služební cestu, dostává náhradu od zaměstnavatele. Příspěvek na diety nad rámec výdajů vykázaných zaměstnancem je příjmem a vykazuje se ve formuláři W-2 zaměstnance. Pokud mzda zaměstnance zahrnuje náklady na služební cesty, neexistují žádné náhrady, žádné srážky ze strany zaměstnance a žádné další příjmy IRS.
Vysoké nízké sazby
Příspěvky na diety stanoví IRS. Zaměstnanec, na kterého se tyto příspěvky vztahují, nemusí sledovat jednotlivé výdaje, i když musí zdokumentovat čas, místo a účel cesty. Zaměstnavatelé mohou také použít "vysoké nízké" sazby, které představují vyšší náklady v určitých oblastech, jako je Aljaška nebo Havaj. Pokud jsou vysoké sazby využívány pro cestu jednoho zaměstnance, musí být znovu použity pro všechny ostatní cesty tohoto zaměstnance během daňového roku. Některé vysoké ceny jsou sezónní, což znamená, že platí pouze v obdobích "vysoké sezóny" během roku v určitých lokalitách: Sedona, Arizona, v březnu a dubnu, například v Miami nebo v rušné turistické sezóně od ledna do března.
Srážky zaměstnanců
Pro zaměstnance stanoví IRS standardní sazby pro určité výdaje na služební cesty. U jídel se standardní denní příspěvek liší podle místa určení cesty. Standardní míra ujetých kilometrů zahrnuje také obchodní využití vozidla, které umožňuje pracovníkům vyhnout se sledování plynu, pojištění, parkování, mýtného a všech dalších incidentů spojených s používáním auta nebo kamionu. Zaměstnanci rozdělují a vyřizují tyto náklady, a to jak standardní, tak i skutečné, na formuláři 2106. Celkový součet se zobrazuje na seznamu A, který uvádí všechny položky rozepsané pro jednotlivé výnosy. Odpočítatelná je pouze částka, která přesahuje 2% upraveného hrubého příjmu.
Fiskální rok
Za fiskální rok 2015, počínaje 1. říjnem 2014, dosáhl zaměstnavatel za diety ve výši 172 USD za ubytování a stravu; cena za oblast s vysokými náklady dosáhla 259 USD. Tyto náhrady nepodléhají srážce daně z příjmů ani dani ze mzdy, ani nejsou hlášeny na W-2. Pro osoby samostatně výdělečně činné nejsou k dispozici diety za ubytování, ale mohou využít jeden standardní příspěvek na stravu a druhý na vedlejší výdaje ve dnech, kdy tento příspěvek nepoužívají. Tyto a veškeré skutečné výdaje vykazují jako srážky na harmonogramu C. Stejná pravidla platí pro všechny, kteří mají významné vlastnictví společnosti, což IRS definuje jako 10% nebo více.