Jak dlouho uchovávat dokumenty

Přemýšlíte, jak dlouho uchovávat dokumenty? Nejprve určete, co je dokument. Pokud například dokument obsahuje peněžní informace, jako jsou výplatní pásy nebo výpůjční výkazy, budou tyto dokumenty rozděleny do finančních dokumentů. Většina finančních dokumentů je v průběhu roku uložena a uchovává se po několik let pro pozdější finanční audit. Jiné kategorie zahrnují identifikaci, smluvní, vzdělání a osobní.

Složky souborů mohou být užitečné při ukládání důležitých dokumentů.

Finanční dokumenty

Udržujte příjmy a výdaje, účty a další finanční dokumenty, například měsíční bankovní výpisy, po dobu až jednoho roku. Při archivaci finančních záznamů pro daňové účely byste však měli uchovávat obchodní a osobní finanční doklady, například účtenky, po dobu až 10 let pro případ, že budete auditováni.

Dokumenty o odsouhlasení

Dokladem o totožnosti je doklad o věku osoby a rodném jménu, jako je rodný list nebo řidičský průkaz. Tyto dokumenty by měly být uchovávány po celý život, relativně na dosah ruky, na žádost právních orgánů. Státní řidičský průkaz je také formou zdokumentované identifikace, která musí být obnovena po uplynutí platnosti řidičského průkazu.

Smluvní dokumenty

Smluvními dokumenty jsou veškeré písemné dohody mezi fyzickou osobou a třetí stranou o výměně nebo prodeji zboží nebo služeb. Toto zboží nebo služby mohou být dům nebo auto, které by zahrnovalo veškeré nájemní smlouvy nebo majetkové listiny, nebo záruky na zakoupené nemovitosti. Smluvní dokument má v každém případě určenou dobu splatnosti nebo datum ukončení platnosti dokumentu, kterým může být také určený den pro vyřazení dokumentu.

Vzdělávací záznamy

Uložení odstupňovaných vědeckých prací apod. V krabici nebo skládací složce může být výhodné pro pozdější použití při archivaci vzdělávacích dokumentů za semestr. S archivovanou prací v semestru může student přezkoumat svou dřívější práci pro střednědobou nebo závěrečnou práci, v případě potřeby i pro závěrečné zkoušky.

U ostatních vzdělávacích dokumentů, jako jsou směnky nebo výpisy ze studentských půjček, zkuste tyto dokumenty archivovat ve finanční kategorii. To vám pomůže držet krok s finančními závazky.

Osobní záznamy

Osobní záznamy jsou dokumenty, jako je například oddací list, vysokoškolský titul a zdravotní záznamy, které jsou citlivé kusy, které mají významnou hodnotu. Tyto položky by měly být vždy uloženy na bezpečném místě nebo odloženy, protože tyto položky nejsou obvykle prezentovány na veřejnosti. Certifikát nebo titul může být orámován a upevněn tak, aby ho uchoval a zobrazoval soukromě doma nebo v kanceláři.