Co je krytí úhrady ujetých kilometrů?

Zaměstnavatelé, kteří požádají zaměstnance, aby za svou práci použili svá auta, zaplatí náhradu najetých kilometrů. Důvod je jednoduchý. Zaměstnavatelé mohou lépe zaměstnávat a udržovat kvalitní zaměstnance tím, že jim kompenzují náklady spojené s řízením souvisejícím s prací. Úhrada ujetých kilometrů pokrývá náklady spojené s provozem motorových vozidel, jako jsou automobily, dodávky a SUV.

Úhrada ujetých kilometrů pokrývá pouze výdaje vynaložené na pracovní místo. Úvěr: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS standardní ceny

Vnitřní daňový úřad každoročně stanovuje standardní sazbu pro obchodní využití vozidel. Například v roce 2015 činila sazba 57,5 ​​centů za kilometr. Míra úhrady se používá k vyčíslení odpisu daně v případě, že se nevyplácí pracovní cesty. Standardní obchodní sazba pokrývá náklady na provozování průměrného vozidla, včetně benzínu, údržby a oprav, pojištění a odpisů.

Odpisy pro neobchodní kilometry

Některé náhrady jsou určeny pro neobchodní řízení, ale stále mají nárok na daňovou úlevu. Cestování z pohyblivých nebo zdravotních důvodů by mohlo být odečteno nebo uhrazeno ve výši 23 centů za kilometr od roku 2015. Sazba za řízení při provádění charitativních činností je stanovena zákonem na 14 centů za kilometr.

Přípustné kilometry

HR Hero říká, že musí být splněna tři kritéria pro úhradu ujetých kilometrů, aby se kvalifikovaly jako obchodní náklady. Zaprvé, náhrada může být vyplacena pouze za cestu přímo související s prací. Dojíždění mezi domovem a normálním pracovištěm není kvalifikované cestování. Za druhé, zaměstnanci musí dokumentovat jízdu související s prací. Nakonec musí zaměstnanec vrátit veškeré zaplacené částky nadměrné úhrady. Zaměstnavatelé nezahrnují kvalifikované splátky najetých kilometrů jako příjem, takže je to pro zaměstnance zcela daňové. Zaměstnavatel může tuto částku zapsat jako obchodní náklady.

Vedení záznamů pro úhradu

Zaměstnanci obvykle udržují záznamy o najetých kilometrech, aby zdokumentovali své řízení související s prací. Začíná prvním dnem v roce, kdy se automobil používá pro podnikání a končí počítadlem kilometrů posledního dne. Každá položka musí uvádět datum, obchodní důvod najetých kilometrů a kam jdete. Musí být zaznamenány údaje o počátečním a koncovém počítadle kilometrů. Zaměstnavatelé využívají tyto informace k výpočtu úhrad najetých kilometrů vynásobením míle řízených standardní sazbou IRS.

Možnost skutečných nákladů

Zaměstnavatelé obvykle nevyužívají skutečné náklady na vozidlo z důvodu požadavků na vedení záznamů. Zaměstnanci však mohou využít skutečné výdaje, pokud překročí výši úhrady. Pro využití skutečných nákladů musí zaměstnanec vést záznam o najetých kilometrech a záznamy o platbách pojistného, ​​nákupech benzínu, opravách a všech ostatních nákladech na vozidlo. Jakmile tento zaměstnanec použije skutečné náklady, nemůže použít standardní sazbu znovu, pokud se uplatní zrychlené odpisy. Lze uplatnit pouze náklady v poměru k obchodnímu využití vozidla. Například, pokud 25 procent míle za rok je spojených s prací, 25 procent skutečných nákladů na vozidla může být odepsáno.