Obsah:
Asociace majitelů domů (HOA) je organizace zodpovědná za obecnou údržbu a údržbu společných prostor v obytném členění. HOA může být řízena správcovskou firmou nebo developerem nemovitostí, ale po dokončení vývoje je obvykle převedena na obyvatele. HOA je povinna vést účetní knihy, které přesně odrážejí vybrané poplatky, jaké druhy výdajů vznikají, vykazují zůstatky rezerv pro speciální projekty a různé další položky. Základní účetní systém může být realizován bez větších obtíží.
Krok
Pokud ještě nemáte vlastní software, zakupte si účetní software na míru pro HOA. Pokud již vlastníte jiný účetní software, nemusíte používat specifický software HOA. Condo Manager a TOPS jsou poskytovatelé softwaru, kteří se specializují na potřeby účetnictví HOA, zatímco Quickbooks je obecný finanční software, který lze použít ke splnění základních účetních požadavků HOA. Dokončete výukový program a přečtěte si příručky dodané se softwarem, který zakoupíte, abyste pochopili, jak nastavit HOA v systému.
Krok
Ujistěte se, že máte dobré znalosti účetních požadavků HOA. Kalifornská asociace sdružení vlastníků domů je dobrým zdrojem informací o základních požadavcích HOA.
Krok
Než začnete zadávat, zadejte konzistentní konvence jmenování pro čísla účtů. Můžete se například rozhodnout, že všechny účty aktiv začnou číslem „1,„ účty odpovědnosti “2,„ účty příjmů “3,„ účty výdajů “4 a účty vlastního kapitálu„ 5. “.
Krok
Vytvořte účty, které budete používat v softwarovém systému. Základními účty aktiv, které budete potřebovat, jsou hotovost, kontrola, pohledávky, odložené náklady a dlouhodobý majetek. Pro účty závazků budete potřebovat účty, odložené výnosy a půjčky. Výnosy budou zahrnovat poplatky a úrokové výnosy. Účty pro většinu výdajů budou Utilities, Insurance, Maintenance, Custodial, Úroky, Poplatky, Daně a Rezervní náklady. Konečně, nerozdělené zisky a rezervy budou zahrnovat majetkové účty. Každá HOA má specifické potřeby, ale tento seznam účtů poskytuje pevný základ pro zahájení zadávání transakcí a může být proveden pomocí jakéhokoli softwaru HOA nebo generického finančního účetnictví.
Krok
V novém softwarovém systému vytvořte položku pro počáteční zůstatek. Tato položka je provedena před provedením standardních denních záznamů. Tato položka by neměla zahrnovat žádné účty příjmů ani výdajů. Například, pokud má HOA v bance 1 000 dolarů z předchozích poplatků majitelům domů, položka bude jednoduše debetem za kontrolu ve výši 1 000 USD a kreditu na nerozdělený zisk za 1 000 USD. V tuto chvíli máte počáteční rozvahu a jste připraveni posunout se dopředu o denní aktivitu.
Krok
Zadejte číslo svého rozpočtu pro každý účet příjmů a výdajů. Způsob stanovení čísel rozpočtu bude záviset na používaném softwaru. Rozpočtování obvykle vyžaduje vytvoření samostatné knihy od té, kterou používáte pro zaznamenávání denní aktivity vaší HOA. Přečtěte si příslušnou část manuálu k softwaru, abyste pochopili specifika týkající se tvorby rozpočtů ve vašem softwarovém systému.
Krok
Naučte se spouštět základní přehledy dodané se softwarem. Nejzákladnější zprávy jsou rozvaha, výkaz zisku a ztráty, výkaz o peněžních tocích a rozpočet vs. Ty by měly být dodány s jakýmkoli finančním softwarem, který používáte.