Obsah:
Dlouhodobé nájemní smlouvy vztahující se k pozemkům nebo budovám mají často záznamová ustanovení. To platí zejména v kontextu komerčního leasingu. Ustanovení o zápisu umožňuje oběma stranám zaznamenat nájemní smlouvu nebo oznámení o nájemní smlouvě s krajem. Obecným účelem umožnění zaznamenání leasingu je vytvořit prioritní podíl ve veřejných záznamech o pronajatém majetku.
County Land Records
Každý kraj jmenoval důstojníka pozemkových záznamů, často volal krajský rekordér, udržovat veřejné záznamy vztahující se k vlastnictví a vlastnictví ke všem nemovitostem lokalizovaným uvnitř toho kraje. Krajský úřad pro evidenci pozemků eviduje kopie všech evidovaných dokladů, které se týkají jakéhokoli typu zájmu o nemovitosti, a tyto evidované dokumenty jsou k dispozici pro veřejnou kontrolu a výzkum.
Záznam
Zaznamenávat nájemní smlouvu znamená podat kopii nájemní smlouvy s místním krajským úřadem pro evidenci půdy. Úřad pro evidenci pozemků účtuje malý záznamový poplatek a zaznačí horní část nájemní smlouvy razítkem, na kterém je uvedeno datum, čas, číslo zápisu zaznamenaného dokumentu. Kraj pak udržuje rejstřík všech zaznamenaných dokumentů tak, aby veřejnost mohla tyto dokumenty vyhledávat a kontrolovat.
Účel
Řada státních zákonů stanoví, že záznam je nutný k vytvoření dlouhodobého zájmu o nemovitosti. Některé zájmy v zemi mohou být neplatné, pokud nejsou zapsány v dokumentu zaznamenaném u kraje. Pokud vlastník nemovitosti nemovitost prodá a nájemní smlouva nebyla zaznamenána, budoucí majitel nemovitosti nebude vázán podmínkami nájemní smlouvy. Zaznamenávání staví všechny budoucí nákupy nemovitostí na vědomí, že nájemní smlouva existuje, což způsobí, že všichni budoucí kupci nemovitostí budou vázáni podmínkami nájemní smlouvy, pokud si koupí pronajatý majetek od pronajímatele.
Soukromé oznámení
Někteří pronajímatelé nebo nájemci nechtějí, aby byly všechny podmínky nájemní smlouvy zveřejněny. Nájemní smlouva může obsahovat důvěrné informace, které si pronajímatel nebo nájemce přeje udržet v soukromí. Proto je běžnou praxí zaznamenávat oznámení o nájemní smlouvě, které obecně určuje nájemní smlouvu, ale ve skutečnosti nezaznamenává samotnou nájemní smlouvu. Záznam oznámení chrání prioritní zájem z leasingu, aniž by byly zveřejněny soukromé podmínky pronájmu.