Obsah:
Služba Internal Revenue Service umožňuje řadu různých plánů úhrad najetých kilometrů. Zaměstnavatelé mohou uhradit skutečné náklady na vozidlo, použít standardní kilometrovou sazbu IRS nebo nevrátit náklady vůbec. Aby byl podnik platným nákladem, musí udržovat důkaz o nákladech a ověřit, že míle byly řízeny pro obchodní účely.
Základy úhrady ujetých kilometrů
IRS umožňuje podnikům vrátit zaměstnancům a ostatním zástupcům společnosti služební cestu. Pokud se podnik řídí pokyny IRS, úhrada je pro společnost nákladem a nezdanitelná platba pro zaměstnance. Aby byla společnost platným nákladem, musí vést záznamy o nákladech a ověřit, zda byla použita pro práci. Aby se zaměstnanec mohl stát nezdanitelnou výplatou, musí včas vykázat výdaje a vrátit veškeré nadměrné náhrady, které obdrží.
Standardní míra kilometrů IRS
Nejjednodušší způsob úhrady najetých kilometrů pro podnik je standardní míra kilometrů IRS. Podle tohoto plánu musí zaměstnanec a zaměstnavatel pouze sledovat míle řízené pro podnikání a nikoli dokumentovat skutečné náklady. Tato sazba je periodicky aktualizována IRS tak, aby odrážela průměrné náklady na plyn, údržbu, opravy, pojištění, licence, registrační a odpisové náklady vynaložené na míli.
Skutečné náklady
Namísto úhrady standardním kilometrovým výkonem se může podnik rozhodnout, že uhradí skutečně vynaložené náklady na vozidlo. To je ve srovnání se standardním mírou IRS více podrobností, ale může mít za následek vyšší úhradu, pokud zaměstnanec řídí luxusní auto nebo kupuje drahé pojištění. Podle této metody zaměstnanec vypočítá celkové množství plynu, údržbu automobilů, opravy automobilů, odpisy, licenční poplatky, registrační poplatky a náklady na pojištění vozidla za rok. Pak, on prorates náklady na základě množství míle řízené pro podnikání. Řekněme například, že zaměstnanec během roku řídil své auto celkem 10 000 mil a 5 000 z těchto mil bylo pro podnikání. Pokud během roku vynaložil celkem 10 000 dolarů na výdaje za vozidlo, jeho zaměstnavatel mu může vrátit částku ve výši 5 000 dolarů, pokud může zdokumentovat náklady.
Další metody
IRS umožňuje podnikům uhradit náklady na kilometry bez ohledu na to, jak si vyberou, pokud si uchovávají dokumentaci. Někteří zaměstnavatelé se mohou rozhodnout uhradit pouze skutečné množství plynu nakoupeného na služební cestě. Jiní se nemusí rozhodnout, že uhradí náklady na najeté kilometry vůbec. Pokud zaměstnavatel uhradí pouze částku najetých kilometrů nebo žádný kilometrový náklad, může zaměstnanec odepsat nenávratnou částku jako rozepsaný odpočet na formuláři 2106, Náklady na zaměstnance.