Obsah:
Uspořádání dokumentů nejenže uchovává důležité soubory po ruce, ale bude je také chránit, pokud budou řádně uloženy. Nikdo nemá rád pocit šmírování v dokumentech, házení papíru kolem, protože yoy nemůže najít ten důležitý bankovní výpis. Jakmile budete organizovat a ukládat své dokumenty, hledání důležitých souborů je rychlé a snadné.
Krok
Vypočtěte počet složek souborů, vazačů a oddělovačů karet, které potřebujete. Záleží na tom, kolik různých kategorií archivování máte. Nejlepší je koupit tyto zásoby poté, co jste vytvořili své kategorie pro archivaci, abyste věděli přesně, kolik složek potřebujete.
Krok
Určete podlahovou plochu nebo velký stůl, aby se hromady všech vašich dokumentů. Uspořádání dokumentů je proces, a proto chcete určit oblast, ve které můžete vytvořit hromádky vytříděných dokumentů a nechat je tříděné, pokud nedokončíte ihned. V závislosti na množství dokumentů, které máte, by to mohlo trvat celý víkend, nebo ještě lépe, strávit alespoň 10 až 30 minut denně organizovat a ukládat dokumenty.
Krok
Uspořádejte dokumenty do hromádek rozdělených do kategorií jmen. Například, účty za vodu v jedné hromadě a bankovní výpisy v jiném (oddělené piloty pro každou banku).
Krok
Vytvořte seznam různých pojmenovaných kategorií (společností nebo názvů dokumentů), které máte po vložení všech dokumentů do samostatných hromádek. Například: Bank of America, Bill vody, Půjčka na auta, Státní zemědělské pojištění, AAA, Studentské půjčky, atd. Alphabetize your list. Pokud jsou všechny dokumenty uloženy v kartotéce v abecedním pořadí, bude pro vás snazší vyhledat dokumenty.
Krok
Každá ze jmen kategorií se zapíše na kartu složky souborů nebo na samostatný papír s kartami, které oddělujete, a poté vložte do karty zavěšení složky.
Krok
Vložte všechny složky souborů do kartotéky v abecedním pořadí. Začněte odkládat hromady dokumentů. Při ukládání dokumentů do příslušných složek organizujte dokumenty v chronologickém pořadí s nejnovějšími na vrcholu. Podívejte se na státní a federální zákony, pokud jde o zjištění, jak dlouho byste měli uchovávat některé důležité dokumenty. Některé dokumenty, například příspěvky IRA, musí být trvale uchovávány.
Krok
Uchovávejte si zálohy důležitých dokumentů - nebo chcete-li mít k dispozici dokumenty roku (například pro daňové účely) - vytvořením vazačů pro ukládání kopií vašich dokumentů. oddělte své dokumenty do kategorií, jako jsou bankovní dokumenty, účty a investice. Nezapomeňte označit přepážky štítků tak, aby vše, co je ve vašem pojivu, bylo snadno dostupné. Umístěte seznam kategorií s kartami v přední části pořadače. Můžete také skenovat všechny důležité dokumenty a uchovávat elektronické kopie jako zálohu.