Obsah:
V průběhu vztahu zaměstnance se zaměstnavatelem může být vyžadováno reklasifikace daňového statusu. Podnik často najímá zaměstnance na základě smlouvy. Pokud se vztah stane pravidelným a probíhajícím, může podnik potřebovat převést pracovníka z nezávislého dodavatele na placeného pracovníka. Neschopnost řádně klasifikovat pracovníka jako zaměstnance a platit požadované daně ze mzdy by mohla společnost podřídit sankcím. Pokud dojde k přeměně, má zaměstnavatel i zaměstnanec určité povinnosti.
Krok
Přezkoumejte pokyny týkající se služeb interních příjmů, které se týkají toho, kdy by se s pracovníkem mělo zacházet spíše jako se zaměstnancem než s nezávislým dodavatelem (viz zdroj 1). Identifikujte všechny dodavatele, kteří pro vás pracovali, kteří obdrží 1099 na konci daňového roku a musí být převedeni na W-2 podle stejných pokynů.
Krok
Informujte dodavatele písemně o okamžité potřebě převést ho na zaměstnance a jaké identifikační údaje potřebujete k provedení této změny. Zdokumentujte datum a čas, kdy byly tyto záznamy vytvořeny v souboru zaměstnance. Pokud posíláte oznámení prostřednictvím povrchové pošty, použijte certifikovaný e-mail s dostatečným poštovným. Potvrzení o poštovních zásilkách v USA uchovávejte ve svých záznamech jako svůj právní „důkaz o zaslání zásilky“.
Krok
Nastavte nový soubor zaměstnanců v databázi zaměstnanců a v systému záznamů. Klasifikujte dodavatele, který je přeměněn na plat, osvobozený od platu nebo na hodinové osvobození od daně, na základě práce a úrovně odpovědnosti, kterou bude mít zaměstnanec. Použijte svůj počítač a přístup k internetu a prohlédněte si pokyny Úřadu práce Spojených států amerických založené na zákonu o spravedlivých pracovních normách (viz část 2).
Krok
Nastavit rozpis odměn odpovídající typu klasifikace zaměstnanců, které se dodavatel stane. Stanovte aktiva pro zaplacení přesčasů po 40 hodinách práce týdně, pokud má být nový zaměstnanec hodinovým zaměstnancem.
Krok
Vyžadovat, aby nový zaměstnanec vyplnil formulář W-4 poskytující individuální informace a osvobození od daně, které budou vypočítány při stanovení srážkové daně ze mzdy. Podle potřeby vložte nového zaměstnance do databáze zaměstnanců a časoměrného systému.
Krok
Vygenerujte vyplněný formulář W-2 pro nového zaměstnance před 31. lednem za předchozí daňové období vykazující mzdy, zadržené daně a další požadované informace na formuláři. Zaměstnavateli zašlete čtyři kopie pro různé daňové požadavky. Uchovávejte jednu kopii pro své vlastní obchodní záznamy a jednu kopii odešlete na interní daňový úřad a případně státní nebo obecní daňové úřady.