Jak úspěšně spravovat kondominiovou asociaci

Být na starosti kondominium sdružení není snadný úkol. Jako řídící osoba nebo firma jste obecně zodpovědný za údržbu budov, bazénů a jiných společných prostor. Musíte také vynutit pravidla týkající se toho, co vlastníci domů mohou dělat se svým majetkem, a to může způsobit mnoho sporů. Majitelé domů platí kdekoli od $ 100 do $ 10,000 za rok, aby žili ve spravované komunitě, podle CNNMoney.com, a to vytváří obrovské množství tlaku na asociaci, aby byla finančně zodpovědná, splňovala standardy údržby a čistoty a zlepšovala celkovou hodnotu bytů.

Efektivní správa bytů začíná strategickým plánováním.

Krok

Identifikujte klíčové operace, za které budete zodpovědný. Pomocí softwaru pro zpracování textu dokumentujte oblasti závazků sdružení kondominií. Ty mohou zahrnovat: údržbu budov, terénní úpravy, bazény, rekreační místnosti a další veřejně sdílená zařízení; sběr odpadu; nouzové čištění, jako je sníh nebo led, a bezpečnost budov. Poznamenejte si další oblasti řízení, například prosazování komunitních pravidel pro majitele domů, reagování na stížnosti, pořádání pravidelných schůzek sdružení a výběr měsíčních nebo ročních poplatků.

V případě tísňových služeb se očekávají rychlé kroky.

Určete pracovní sílu potřebnou pro provoz zařízení. Vytvářejte vztahy s místními dodavateli a poskytujte služby údržby. Buďte připraveni najmout právního poradce, pokud se objeví právní kroky.

Efektivní rozpočet pomáhá udržet náklady v souladu.

Pečlivě naplánujte roční rozpočet. Vytvořte šablonu v tabulkovém procesoru, například v aplikaci Microsoft Excel. Začněte s největší úrovní oprav - například střešní náhrady - a pak přiměřeně přidělte na úklidové služby, výměnu asfaltu, terénní úpravy, ochranu proti škůdcům, vytápění a klimatizaci, nátěry exteriéru a další. Prozkoumejte všechny jednotky, abyste zjistili, co je potřeba, a ponechte rezervy, které budou zohledňovat scénáře přírodních katastrof.

Pokračujte v údržbě, abyste obohatili hodnotu bytů.

Dokumentujte sadu standardů pro opravy a údržbu. To je zásadní pro plánování dlouhodobé údržby typických stavebních operací. Přemýšlejte o tom, co je „čisté“. Nastavte standard pro to, co považujete za nezbytné pro plánování kontroly škůdců, topení / klimatizace a další pravidelné údržby. Rozhodnutím o naléhavosti některých oprav snížíte šanci, že překročíte svůj rozpočet. To také umožňuje zaměřit se na základní operace potřebné ke spuštění komunity.

Krok

Buďte co nej diplomatičtější s majiteli domů. Spory o pravidla asociace mohou rychle vést k právním bitevám. Setkání sdružení jsou otevřená fóra pro majitele domů, aby nastolili otázky. Pokud jsou stížnosti vzneseny osobně nebo písemně, odpovězte efektivním a ohleduplným způsobem.

Buďte finančně zodpovědní tím, že budete uchovávat záznamy o všem.

Pravidelně dokumentujte a vyhodnocovejte všechny operace. Celoroční hodnocení vašeho rozpočtu a operací vám pomůže určit, co fungovalo, a pokud potřebujete změnit svůj přístup příští rok. Všechny příjmy z údržby, právní smlouvy, informace o pojištění a finanční záznamy uchovávejte společně v organizovaném registračním systému pro budoucí použití.