Obsah:
Účelem pořadu jednání je zajistit, aby účastníci měli představu o tom, kde je diskuse vedena. Poskytuje také časový rámec, aby všichni zúčastnění věděli, kdy se schůzka zabalí. Vytvořte šablonu agendy rychlé schůzky ve správném formátu, abyste ji mohli aktualizovat pro každou relaci.
Formát seznamu
Při psaní programu schůzky jej musíte formátovat v číselném a abecedním seznamu v pořadí událostí. Standardní formát má slovo "Agenda" v horní části stránky. Pod "agendou" napište název společnosti, datum a čas schůzky. Každý hlavní bod pořadu jednání je veden číslem nebo římským číslem takto: "I. Úvod, II. Korespondence." V každé hlavní kategorii přidejte podrobnější popisy, před kterými je písmeno v abecedním pořadí. Zde je příklad: "a. Obecné Úvod, b. Úvod do nových členů." Pokračujte v tomto pořadí pro všechny položky programu a popisy.
Obrys
Základním plánem programu jednání je nejprve úvod, za nímž následují zápisy z předchozí schůzky (bod odůvodnění a schválení), zprávy, nové obchody, položky k diskusi (v pořadí podle důležitosti) a závěr. Toto je základní vodítko pro agendu - samozřejmě můžete přidat své vlastní položky v pořadí, které vám vyhovuje.
Odhady času
Měli byste také zahrnout časové odhady pro každou položku programu. Použijte časové bloky v minutách nebo hodinách pomocí realistických odhadů. Poslanec zasedání (obvykle tajemník nebo manažer) pak může tyto pokyny použít k tomu, aby udržel schůzku na dobré cestě. Například, můžete přidat "3 minuty" vedle úvodní řádkové položky a "15 minut" pod každou položku nahoru k diskusi.
Odpovědnosti
Kromě odhadů doby schůzky uveďte také jméno osoby, která je zodpovědná za vedení každé diskuse. Pokud jste vy nebo manažer jedinou osobou, která plánuje schůzku provést, je to zbytečné. Máte-li však ke každému úkolu na programu přiřazeny různé členy týmu, uveďte jména. Pokud například sekretářka podává minuty, uveďte její jméno vedle této položky v seznamu.