Obsah:
Pokud máte práci, která vyžaduje cestování, ať už je to ve vašem vlastním městě nebo státu, nebo je mimo stát nebo zemi, vaše společnost si vybere způsob odpovědnosti a náhrady těchto výdajů. Některé společnosti hradí vaše skutečné výdaje, zatímco jiné vám poskytují cestovní stipendium. Pokud obdržíte cestovní stipendium, vaše osobní daňová povinnost závisí na tom, zda má zaměstnavatel odpovědný nebo nespočitatelný plán. Náhrada skutečných výdajů není zdanitelná.
Cestovní náhrady
Pokud musíte cestovat a tato cesta je považována za související s prací, existuje několik způsobů, jak může vaše společnost zvládnout úhradu těchto výdajů. Cestovní stipendium můžete obdržet před cestou, můžete zaplatit své náklady a být proplaceny, nebo můžete obdržet cestovní stipendium, které vyžaduje, aby jste své výdaje doložili a vrátili veškerou nevyužitou částku zaměstnavateli. Vaše společnost se může rozhodnout, že tyto prostředky poskytne v souladu s plánem, který je v rozporu se smlouvou, nebo s nespočitatelným plánem, nebo může část nákladů hradit za denní poplatek.
Zodpovědný plán
Pokud váš zaměstnavatel použije plán, který je k dispozici, nejsou vaše obchodní náklady s vaším cestovním poplatkem zdaněny jako příjem, ani nepodléhají dani FICA. Zodpovědný plán musí splňovat určité požadavky IRS. Náklady musí být spojené s podnikáním a jinak by vás mohly odpočítat jako obchodní náklady. Váš zaměstnavatel musí požadovat, abyste své náklady doložili tak, že v přiměřené lhůtě uvedete datum, čas, místo, výši a obchodní účel nákladů - obvykle do 60 dnů.
Všechny náklady vyžadují potvrzení, pokud nejsou uhrazeny na základě di diem plánu - například výdaje na kilometry. Jakékoli přebytečné finanční prostředky z cestovního stipendia, které nebyly potřebné pro vaši cestu, musí být společnosti vráceny v přiměřené lhůtě. Veškeré peníze, které nebyly vráceny, jsou plně zdanitelné.
Neplánovatelný plán
Nekontrolovatelný plán je takový, který nevyžaduje, aby zaměstnanec účtoval veškeré výdaje vynaložené na základě cestovního stipendia. V rámci tohoto typu plánu můžete strávit svůj cestovní stipendium na cokoliv si vyberete, bez dokumentace nebo vysvětlení, a nemusíte vrátit nevyužitou část svého cestovního stipendia zaměstnavateli. V rámci tohoto typu plánu je částka vašeho cestovního stipendia zahrnuta ve vašem zdanitelném příjmu ve vašem formuláři W-2 a je také předmětem daní FICA - Medicare a sociálního zabezpečení.
Náklady na Diem
IRS má procedury pro náhradu zaměstnancům fixní sazba pro cestovní výdaje takový jako jídla, ubytování a kilometry. Například v roce 2011 činila míra úhrady kilometrů IRS 51 centů za kilometr. Tato sazba je upravena na základě kolísání cen plynu. V rámci tohoto plánu vám budou proplaceny vaše náklady ve standardních sazbách stanovených IRS, pro které musíte uvést obchodní důvod vaší cesty a počet mil, které jste cestovali.
Pokud jsou vaše náklady uhrazeny jednoduše na základě diety, je to považováno za odpovědný náklad a není zdanitelné. Pokud však překročíte denní dávku a náhradu škody, je nadměrná částka plně zdanitelná. U ostatních výdajů, na které se vztahuje vaše cestovní stipendium, na které se nevztahuje diety, pokud se na ně musíte podílet, není to zdanitelné, ale pokud to cestovní stipendium pokrývá a nejste povinni za ně účtovat ani vrátit tyto částky jsou zdanitelné a přidány do vašich příjmů.