Obsah:
Možná si vaše organizace přeje vytvořit program budování týmu nebo každoroční charitativní program. Ať už je událost jakákoli, tyto aktivity stojí peníze. Hlavním hlediskem toho, zda program může jít z hrubého návrhu do reality, jsou náklady. Pro posouzení nákladů navrhnou podniky rozpočet programu.
Identifikace
Formát rozpočtu se liší v závislosti na společnosti, ale standardní rozpočty obsahují písemnou zprávu, která podrobně popisuje a odůvodňuje náklady. Rozpočet obsahuje také tabulku, která zdůrazňuje kvantitativní aspekty rozpočtu, především náklady. Tyto výdaje zahrnují fixní a variabilní náklady. Robert Carbaugh vysvětluje v knize "Současná ekonomie", jak fixní náklady se vztahují k předem vynaloženým nákladům bez ohledu na množství nebo objem. Příkladem mohou být správní poplatky, poplatky za pronájem nebo místo konání a strojní zařízení. Na druhé straně variabilní náklady se upravují na základě výkonu nebo použití; materiály a vstupy jsou typy variabilních nákladů. Výpočet celkové hodnoty těchto výdajů přináší celkové náklady programu.
Funkce
Charakteristiky programového rozpočtu zahrnují písemný přehled o tom, jak jsou alokovány náklady, možné příčiny výkyvů v očekávaných nákladech a způsob, jak hradit výdaje. Přehled zpráv odůvodňuje každý z uvedených nákupů a někdy nabízí řešení ke snížení nákladů na projekt. V některých případech je součástí rozpočtu programu seznam způsobů, jak pokrýt výdaje, včetně fundraisingu nebo odklonění zdrojů z jedné části organizace na projekt.
John Mutz, autor "Fundraising for Dummies", vysvětluje, jak by měly rozpočty programů odrážet, jak podnik plánoval náklady. Očekávaná část nákladů rozpočtu podrobně popsaná v tabulce popisuje položky nezbytné pro implementaci programu. Tabulka také označuje celkové náklady, které jsou obvykle uváděny v celém přehledu.
Význam
Rozpočet programu pomáhá podnikům porozumět a aktualizovat náklady. V některých případech může výpočet nákladů osvětlit, že společnost si daný program nemůže dovolit; pokud k tomu dojde, podnik šetří cenné zdroje tím, že nevytváří program, který si nemůže dovolit. Nebo rozpočet ilustruje způsoby, kterými může podnik své původní plány změnit na něco nákladově efektivnějšího. Některé podniky využívají rozpočet programu jako návrh: V těchto případech může podnik, který přijímá nabídky od různých společností, přezkoumat nejefektivnější a nejdostupnější nabídku nabízenou dodavateli. Rozpočet také vytváří pocit odpovědnosti vůči těm, kteří jsou zodpovědní za nákupy projektu. Vedení může využít informace uvedené v rozpočtu k vytvoření pokynů a očekávání ohledně nákladů.
Varování
Před zařazením nákladů by analytici měli shromažďovat informace z různých zdrojů o cenách. Společnost by měla určit, kterou položku koupit pro program pouze po konzultaci s mnoha cenami. V tomto okamžiku by se společnost měla zavázat k nákupu produktu nebo k využívání služby. Pouhé odhady činí rozpočty nespolehlivými a neopodstatněnými.